Επιχειρησιακή αλληλογραφία στον σύγχρονο κόσμο των επιχειρήσεων είναι ένα σημαντικό στοιχείομέρος της επιτυχίας. Οι υπάλληλοι οποιουδήποτε οργανισμού αντιμετωπίζουν καθημερινά την ανάγκη σύνταξης της δικής τους επιχειρηματικής αλληλογραφίας και ανταπόκρισης στις εισερχόμενες.
Επιχειρησιακή αλληλογραφία έχει την ευρεία ταξινόμησή του: επίσημη, προσωπική, εξωτερική, εσωτερική, με σκοπό τη γραφή και τη μορφή αναχώρησης.
Μια από τις ικανότητες ενός σύγχρονου εργαζομένουείναι η δυνατότητα να γράψετε σωστά μια επιχειρησιακή επιστολή: ευγνωμοσύνη, αίτημα, επιβεβαίωση, εγγύηση, αξίωση, δελτίο τύπου, συγχαρητήρια, σύσταση και άλλα.
Ας εξετάσουμε τα βασικά βήματα κατά τη σύνταξη μιας επιχειρησιακής επιστολής.
Πολιτισμός της επαγγελματικής αλληλογραφίας - Αυτός είναι ο σχεδιασμός της επιστολής και του γραμματισμούτο κείμενο και την ορθότητα της χρήσης λέξεων και εκφράσεων. Επομένως, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε πρώτα ένα σχέδιο για να ελέγξετε αργότερα τον εαυτό σας και να αποκλείσετε δυσάρεστες παρεξηγήσεις.
Η δομή μιας επιχειρησιακής επιστολής περιλαμβάνει: την παραπομπή στον παραλήπτη, το προοίμιο, το κύριο κείμενο, το συμπέρασμα.
Η επιχειρηματική αλληλογραφία δεν επιτρέπει την πρόσβαση σε "εσείς". Επομένως, πιο συχνά η θεραπεία αρχίζει με τις λέξεις "Αγαπητέ (aya) ...". Η συνέχιση της θεραπείας εξαρτάται από πολλούς παράγοντες. Το όνομα-πατρύμνιο του ηγέτη χρησιμοποιείται σε περίπτωση προσωπικής γνωριμίας (ωστόσο, χρησιμοποιείται συχνά σε επιστολές που απευθύνονται στον επικεφαλής κρατικού φορέα). Στον επικεφαλής μιας εμπορικής οργάνωσης επιτρέπεται να εφαρμοστεί με τη λέξη "gentleman" και να προσθέσετε ένα επώνυμο χωρίς αρχικά. Εάν δεν γνωρίζετε τις τάξεις των στρατιωτών ή τον ακριβή τίτλο των θέσεων ανώτερων υπαλλήλων, είναι προτιμότερο να μην τις χρησιμοποιήσετε. Σε αυτήν την περίπτωση, το όνομα του παραλήπτη θα φαίνεται πιο σωστό από το σφάλμα.
Το προοίμιο είναι απαραίτητο για αρκετέςλέξεις δείχνουν το κίνητρο και το σκοπό της επιστολής. Για το σκοπό αυτό, οι χρησιμοποιούμενες εκφράσεις είναι: Σύμφωνα με ... (το όνομα του εγγράφου, η ρυθμιστική πηγή), Προκειμένου ..., Σε απάντηση ..., Σε επιβεβαίωση ..., Με τη σειρά της rendering ..., Σε σχέση με .... και άλλες κατάλληλες φράσεις.
Στη συνέχεια, συνθέσαμε το κύριο κείμενο που πρέπει να είναιμερικές παραγράφους (δύο έως τέσσερις) για να διευκρινίσετε τη θέση, τη γνώμη, το αίτημά σας. Είναι απαραίτητο να συντονιστούν οι πληροφορίες κειμένου με τη μορφή του ατόμου από τον οποίο διεξάγεται η αφήγηση. Μια νομική οντότητα χρησιμοποιεί συχνότερα τον ενικό και τον πληθυντικό ενός τρίτου προσώπου και οι ιδιώτες μεταφέρουν πληροφορίες από τον ενικό και τον πληθυντικό του πρώτου προσώπου. Οι προτάσεις πρέπει να είναι συνεπείς, λογικές, έτσι ώστε ο παραλήπτης να έχει μια ολιστική εικόνα για το τι θέλετε να γράψετε. Το κείμενο της επιστολής δεν πρέπει να ερμηνεύεται με δύο τρόπους. Μια επιχειρησιακή επιστολή πρέπει να καλύπτει ένα θέμα ή ένα θέμα και να μην υπερβαίνει τις δύο σελίδες.
Εν κατακλείδι, είναι απαραίτητο να συνοψίσουμε συνοπτικά τον σκοπό της επιστολής.
Οι κανόνες για τη διεξαγωγή επιχειρηματικής αλληλογραφίας απαιτούν σαφή διατύπωση επιχειρηματικών επιστολών. Αφού επαληθευτεί, τροποποιηθεί, συμφωνηθεί το κείμενο του εγγράφου, είναι απαραίτητο να μορφοποιηθεί σωστά.
Το γράμμα της επιχειρηματικής επιστολής περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον οργανισμό: όνομα, φυσική διεύθυνση, τηλέφωνο, φαξ, ιστότοπο και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, καθώς και αριθμό εγγραφής και άλλα απαραίτητα δικαιολογητικά.
Επιχειρησιακό γράμμα αναγκαστικά αναλαμβάνει πεδία: στα αριστερά - τρία εκατοστά, στα δεξιά - ένα και ενάμιση εκατοστά.
Η γραμματοσειρά χρησιμοποιείται συχνότερα από το Times New Roman, 12ο (14ο) μέγεθος του διακένου, μονό (ενάμισι) διάστημα μεταξύ των γραμμών.
Επαγγελματικό καπάκι επιστολών στην επάνω δεξιά γωνίαπεριέχει την απάντηση στο ερώτημα "Σε ποιόν απευθύνεται η επιστολή": στο κεφάλι, το σκηνοθέτη, τη διοίκηση κ.λπ. με την ένδειξη της θέσης, το όνομα της επιχείρησης, το επώνυμο και τα αρχικά.
Αν το γράμμα περιέχει συνημμένα που έχουν συνταχθεί σε ξεχωριστά φύλλα, πρέπει να καθορίσετε τον αριθμό τους πριν από την υπογραφή του αποστολέα.
Το απαραίτητο μέρος της επιχειρησιακής επιστολής είναιπληροφορίες σχετικά με τον ερμηνευτή και το επώνυμο, το όνομα, το όνομα και το όνομα θα πρέπει να παρέχονται εξ ολοκλήρου, καθώς και ένα τηλέφωνο επικοινωνίας, το οποίο είναι καλύτερο να επικοινωνήσετε με έναν συγκεκριμένο υπάλληλο.
Η επαγγελματική αλληλογραφία θα πρέπει να διατηρείται σε τάξη, καθώς αποτελεί σημαντική απόδειξη των δραστηριοτήτων της επιχείρησης σε αυτό το θέμα.
</ p>
